Para entender como funciona el acceso a archivos remotos lo mejor es poner un ejemplo característico de esta tecnología. Para empezar, el servicio instalará una carpeta de ficheros en el ordenador o dispositivo que estés usando. Cualquier archivo que arrastres o copies en esta carpeta es duplicado en un servidor en algún sitio en Internet (normalmente usando SSL o en algunos casos algún tipo de encriptación.
Es algo parecido a como se comparten o almacenan documentos en la red de una oficina. Mientras tanto, un servicio en el ordenador sincroniza el contenido de la carpeta con el servidor de forma transparente para el usuario. Cualquier cambio que se haga en el archivo original se reflejará en las versiones subidas al servidor.
Aunque existen diferentes conceptos, la línea que separa el acceso remoto a archivos y la computación en nube, queda más borrosa en términos de servicio y como las compañías promocionan ambos sistemas. La mayoría de los servicios permiten acceder a la carpeta remota de ficheros desde dispositivos como tablets o teléfonos inteligentes.
Solo se tiene que instalar la aplicación correspondiente y ya está. En muchos casos, hay opciones adicionales para compartir otras cosas, como fotos, música, etc. aparece en el menú de la aplicación. Por ejemplo, hay aplicaciones que dejan compartir una foto nada más hacerla, incluyendo un botón para hacerlo.
Muchas de estas aplicaciones en dispositivos móviles, incluyen este botón de compartir archivos directamente con tu red social favorita, como puede ser Facebook, Twitter, etc. Al igual que con un ordenador personal, estos dispositivos se sincronizarán frecuentemente con los servidores, al igual que lo hacen para los correos electrónicos o textos.
Una vez que los archivos están en un servidor remoto, se pueden compartir públicamente o con las personas que desees. Los modelos varían, pero normalmente un listado en el menú permitirá que alguien vea un documento específico. Puede ser cualquier en la red o alguien que tenga un enlace determinado.
Muchos servicios requieren que los usuarios se registren y se creen una cuenta, lo cual suele ser gratuito. De esta manera podrán acceder a los archivos. También se pueden especificar los permisos para controlar quién puede ver los archivos o quién puede modificarlos si estás colaborando con alguien. Dicho de otra manera, se pueden dar permisos de edición.
Existen servicios que permiten crear documentos estando online. Estos archivos están almacenados en el servidor pero también se pueden descargar en un ordenador u otro dispositivo para trabajar con ellos no estando conectados a la red. El sistema se sincronizará con el servidor una vez que se reestablezca la conexión con Internet.
El acceso remoto a archivos y los servidores en la nube, proveen de herramientas muy potentes y cómodas para poder acceder a toda clase de archivos, aunque también pueden tener vulnerabilidades. Por un lado, puede ocurrir que alguien se aproveche de agujeros de seguridad en los servidores y dispositivos que acceden a ellos. Por otro lado, muchos usuarios pueden descargar de Internet y abrir archivos que están infectados por algún tipo de virus. Esto podría comprometer parte de la red de servidores.
Por estos motivos, es importante buscar bien antes de elegir un sitio que ofrece acceso remoto a archivos. Internet está lleno de sitios que ofrecen soluciones para manejar archivos de forma remota, y suelen ser bastante buenos. Algunos ejemplos son Dropbox, iCloud o Google Drive entre otros.