Incluso si no has oído nunca el término comunicaciones unificadas, lo más seguro es que estés familiarizado con el concepto e incluso dependes de su tecnología. Si alguna vez has respondido a emails de trabajo desde la playa o el campo o has descubierto que es más fácil responder a correos de voz por medio de mensajes de texto, esta forma tan cómoda de responder es gracias a las comunicaciones unificadas.
Este término se acuñó hace algunos años para describir la tecnología que habilitaba mensajes y datos para que fueran redireccionados y poder llegar al destinatario lo antes posible.
Como se dijo en su momento, las comunicaciones unificadas eran el siguiente paso lógico en la tecnología del momento. Evolucionó de la mensajería unificada, la cual integraba correos de voz, email, faxes y sistemas de mensajes de texto. Aunque los términos son algunas veces usados de forma similar, las comunicaciones unificadas normalmente se refieren al tiempo de entrega en tiempo real.
Por otro lado, la mensajería unificada quiere decir que los mensajes son almacenados para ser luego recuperados según quiera el usuario. Ya sea de una manera o de otra, este tipo de comunicaciones hace la vida más fácil en muchas situaciones. Las comunicaciones unificadas han sido posibles gracias a un grupo de productos y herramientas que pueden ser instaladas según necesita una organización en particular.
Los usuarios pueden integrar en el sistema herramientas de correo según su criterio para el envío de mensajes. Industrias de diferente índole pueden trabajar con muchas tecnologías para coordinar plataformas totalmente distintas según sus necesidades. Estas soluciones pueden ser una combinación de componentes ya existentes y personalizados.
Son los resultados de las comunicaciones unificadas las que realmente importan, y no el término en si, por lo que la Web oficial de esta tecnología puso hace algunos años esta interpretación de lo que significaba: “Comunicaciones integradas para optimizar los proceso de negocio”. Es algo pomposo, pero en por lo que se entiende es que no es realmente una nueva forma de comunicación. Es una manera de combinar antiguas formas de comunicación para obtener mejores resultados.
Si sientes que no puedes escapar de la oficina o piensas que es mejor estar siempre localizable en cualquier momento y lugar, las comunicaciones unificadas siguen ayudando en esto y mejorando. Le meta es sobreponerse a los defectos de las comunicaciones en los negocios de una forma eficaz y lo menos costosa posible. De hecho, algunos beneficios son:
- Gastos reducidos – La inversión inicial en las nuevas tecnologías puede parecer que son grandes, pero la infraestructura existente puede ser suficiente o fácilmente modificable. Las compañías pueden eliminar recursos redundantes, y otras pueden incluso dar servicios de forma gratuita.
- Mejorar el tiempo de trabajo – Las comunicaciones unificadas pueden permitir trabajar con gente basándose en su disponibilidad.
- Acceso único – Con la capacidad de registro único, no hay que preocuparse de hacer seguimiento de muchos usuarios y contraseñas.
- Trabajar desde cualquier sitio – Este sistema también permite mantenerse en contacto con la oficina cuando el viajar es inevitable, cuando hay que quedarse en casa o en casos de emergencia durante las vacaciones.
¿Cómo ocurre todo esto? Muchas comunicaciones de la vieja escuela ocurren por medio de mensajes que están en un teléfono u ordenador hasta que son recuperados. Es cómodo para los remitentes porque no necesitan una respuesta inmediata (o incluso ninguna). Sin embargo, los que envían los mensajes no saben si el remitente no está disponible o simplemente los han ignorado.
La comunicación electrónica en tiempo real está pensada para reducir o eliminar el lapso de tiempo entre un mensaje siendo enviado o recibido, usar funciones de chateo, videoconferencias o voz sobre IP. Se pueden usar también aplicaciones de reconocimiento de voz para convertir la voz en texto en tiempo real. Esto es lo que las comunicaciones unificadas pueden hacer por nosotros.
Lo que ocurre es que hay que hacer ciertas inversiones para lograr todo esto. En la siguiente parte del artículo veremos como son estas comunicaciones en el mundo actual y qué connotaciones tiene. Haz clic en el botón para verlo:
