Hay cuatro maneras de conectarse en Internet para poder conducir una conferencia Web satisfactoriamente: Un servicios de marcado telefónico por medio de líneas telefónicas, una suscripción a una línea DSL, Internet por cable o por satélite. Para tener una conferencia en Internet de éxito, se necesita la velocidad de conexión adecuada o el contenido que estemos transfiriendo llevará mucho tiempo en llegar a su destino.
Para una conferencia de corta distancia, una conexión “dial-up” o de marcado, puede funciona bien. Dependiendo de la localización del receptor, puede que las conexiones de marcado no soporten videos. Las conexiones son más lentas y pueden saturar las líneas telefónicas existentes. Sin embargo, si que puede soportar múltiples usuarios simultáneamente usando solo una línea telefónica. Algunas ISPs pueden proveer de compresión de contenido y caché de páginas para aumentar la velocidad.
Las líneas DSL son una muy buena opción para hacer una de estas conferencias virtuales, ya que ofrece de cinco a 50 veces más velocidad en Internet que una línea de marcado telefónico, y lo mejor es que funciona con líneas telefónicas ya existentes. Las tecnologías DSL (ya que hay varios modelos), usan una línea telefónica dedicada la cual solo necesita un router, un filtro, un módem para cada sistema, y una caja que traduzca los datos enviados y recibidos.
La mayoría de las compañías telefónicas ofrece este tipo de conexiones, y para poder disfrutar de este servicio, se necesita estar dentro del área de servicio de la compañía. Algunas ISPs ofrecen aceleradores para aumentar la velocidad de transmisión.
Otra opción es Internet por cable, aunque no en todos los países se ofrece este servicio. El sistema funciona de la siguiente manera: Se requiere un módem el cual puede ser comparado o incluso alquilado, dependiendo del servicio. Aunque es considerado una de las conexiones más rápidas comparándolas con las otras conexiones, su velocidad se puede ver afectada por el número de usuarios conectados a la vez en una misma área.
Las ventajas incluyen una velocidad muy buena para una conferencia Web, y esta conexión siempre está activa, por lo que no tenemos que esperar a que se establezca la conexión. El teléfono e Internet pueden ser usados simultáneamente.
Las conferencias por satélite ofrecen la mejor calidad de imagen – comparable con las imágenes de televisión. Es el sistema más efectivo y de mejor coste cuando se usa en eventos de gran envergadura con presentaciones con formato, como pueden ser seminarios Web, por ser una localización de broadcast única.
Cuesta más difundir la señal que recibirla, por lo que tener bien asentada la localización es importante y se tiene que tener en cuenta. Se necesita una antena parabólica y un módem para el satélite. El inconveniente es que este sistema depende del tiempo que haga, por lo que puede llegar a ser poco fiable, pero es unas diez veces más rápido que el marcado telefónico.
Muchos negocios y compañías, tanto grandes como pequeñas, han encontrado en las conferencias Web y los seminarios en la red, un modo económicamente viable para conducir sus reuniones de negocios. Se ha demostrado que el dinero ahorrado en viajes, estancias en hoteles y gastos derivados de tener que enviar lejos a cientos de personas a cursos y seminarios, es una cantidad elevada a tener en cuenta.
Las tecnologías avanzadas ya están permitiendo instalar en ordenadores personales, ciertos programas que permiten la videoconferencia con una calidad de imagen y sonido muy buenos.