¿Cómo Funciona el Correo Universal?

Abre tu cartera y coge una de tus tarjetas de presentación (si es que utilizas este tipo de tarjetas de contacto). ¿De cuantas maneras diferentes se pueden poner en contacto contigo? Tienes un número de teléfono den empresa, un teléfono móvil, un teléfono personal de casa un número de fax y una o varias direcciones de correo electrónico, tanto para casa como para el trabajo. Son varias opciones para que te puedan localizar, y todo esto sin incluir tu cuenta de mensajería instantánea y algún otro método que se nos ha pasado.

Se puede decir que eres como una guía de teléfonos andante. Sin embargo, ¿Hace más fácil contactarte teniendo todos estos teléfonos y direcciones de correo? Es imposible estar disponible en todos estos dispositivos diferentes y cuentas al mismo tiempo. Para poder hacerlo, no deberías dejar nunca tu puesto de trabajo, y tendrías que llevar varios teléfonos y dispositivos para estar constantemente conectado y ver tus emails y cuentas.

La realidad es que con todos estos dispositivos, pasas una significativa cantidad de tiempo conectándote a tus buzones de voz, viendo correos en tu ordenador y en definitiva, accediendo a las cuentas por medio de algún dispositivo electrónico que tengas. ¿Qué pasaría si pudieras acceder a todos estos dispositivos – voz, máquinas fax, correo, mensajería instantánea, etc. – desde un solo dispositivo? Esta es la idea detrás lo que se llama correo universal, también conocida como mensajería unificada.

Con el correo universal, puedes leer emails, escuchar mensajes de voz y recibir faxes y correo instantáneo en un mismo sitio. El sistema es incluso más cómodo, ya que puedes elegir como quieres recibir todos estos mensajes: por medio de tu ordenador, el teléfono o incluso algún dispositivo móvil que tengas conectado a Internet.

No solo se puede recibir mensajes en un mismo sitio, sino que se pueden enviar desde cualquier plataforma de comunicación a cualquier otra plataforma que se quiera. Por ejemplo, con un sistema de correo universal puedes enviar un fax desde tu cuenta de correo, un correo desde tu teléfono móvil o un mensaje de texto desde tu cliente de mensajería instantánea.

El correo universal quita la barrera que existía entre las diferentes plataformas de comunicaciones, creando un solución realmente unificada para pequeñas y medianas compañías, trabajadores móviles o incluso usuarios particulares. ¿Cuáles son todos los componentes del sistema de correo universal? ¿Es complicado de poner en marcha y de usar? ¿Cuáles son los proveedores de estos sistemas?

En una oficina tradicional que nos podemos encontrar hoy en día, hay diferentes tecnologías para enviar y recibir distintas clases de mensajes. Si alguien llama y deja un mensaje de voz, entonces necesitas ir al teléfono y recuperar ese mensaje. Si alguien te envía un correo, tienes que encender el ordenador, conectarte a tu cuenta de correo y leer el mensaje. Si alguien te envía un fax, tienes que levantarte e ir hasta la máquina y comprobar que está llegando o ha llegado.

Con la tecnología de correo universal, todas estas cosas se agrupan en un servidor central. El servidor convierte todos estos mensajes en datos digitales: mensajes de correo de voz se convierten en archivos de audio que pueden añadirse a un correo electrónico, y los datos de un fax son convertidos a un fichero con un formato determinado, como por ejemplo un archivo PDF. Toda esta información digital en el servidor central puede ser accedida de diferentes métodos.

Con una simple aplicación, se puede configurar un programa de correo para poder mostrar no solo los mensajes de correo, sino los correos de voz y los mensajes de fax también. Al conectarse a una página Web con servicio de correo universal (por medio de un ordenador o un dispositivo conectado a la red de algún modo), se puede acceder a todos estos servicios desde una localización. Usando cualquier tipo de teléfono, se puede llamar a un sistema de mensaje universal y escuchar todos los mensajes de voz, ver los correos (usando un sistema de texto a voz) y enviar faxes a donde se quiera.

Un concepto centralizado del correo universal es pensar en tu tiempo. Al no estar ya restringido a un solo sitio para todos los servicios, tienes un mayor control sobre lo que lees, como respondes y la manera en que lo haces – usando tu plataforma preferida sea cual sea. Otro concepto en el correo universal son las notificaciones. Puede que seas un médico, y es importante recibir mensajes de forma rápida.

Con este sistema, se puede configurar reglas para las notificaciones. Por ejemplo, si no estás conectado en tu cuenta de correo pero alguien te encía un email, el sistema puede hacerte una llamada de teléfono y leértelo. Puede que también quieras recibir un mensaje de texto cuando alguien te deje un mensaje de voz en casa o donde trabajas.

El sistema de texto a voz y la tecnología de reconocimiento de voz, son dos componentes importantes en el correo universal. Con el texto a voz puedes coger tu teléfono y hacer que te lean los correos con una voz automatizada. Con el reconocimiento de voz se puede navegar por el menú del sistema con simples comandos hablados por ti, en lugar de presionar botones.

En la siguiente parte del artículo, veremos algunos ejemplos específicos de cómo usar este sistema. Ha clic en el botón para verlo: