Siguiendo con nuestro artículo de cómo organizar los archivos de nuestro ordenador para tenerlos ordenados, controlados y accesibles, veremos como crear carpetas para ir poniendo nuestros archivos y que resulten fáciles de encontrar y revisar. Una vez que has decidido qué archivos quieres conservar en tu ordenador, ya es momento de ponerlos en carpetas. Crear una carpeta puede ser hecho, en la mayoría de los casos, haciendo clic con el botón derecho del ratón, seleccionando “Nuevo” y ha continuación “Carpeta”, donde se le podrá poner directamente un nombre a esa carpeta.
Cuando nombramos nuestras carpetas, es una buena idea ponerles un nombre corto y simple. Es mejor evitar usar abreviaciones porque siempre existe la posibilidad de olvides lo que la abreviación significa. Entonces acabarás teniendo que navegar por la tarjeta para saber lo que hay dentro, eliminando el propósito de hable puesto un nombre en primer lugar. Algunas veces tu ordenador salvará automáticamente los archivos y ficheros en ciertas localizaciones para intentar mantenerlo todo organizado. Esto es un arma de doble fila si no pones atención cuando se crea el fichero.
Crear carpetas por ti mismo te ayuda a tener todo organizado de un modo que para ti sea familiar. Cuando estás en el proceso de crear ficheros y asignarlos a carpetas diferentes, puede ser de ayuda limitar el tipo de ficheros que van a ir dentro de la carpeta.
Mantén todos los documentos de Word en una carpeta y las hojas de cálculo en otra. Más tarde, serás capaz de localizarlos fácilmente de una manera rápida y eficiente. Una vez que has establecido un sistema, haz todo lo que puedas para mantenerlo en su forma original. Si crear un nuevo fichero o aplicación, ponlo en la carpeta apropiada inmediatamente. Ordenar archivos y carpetas de forma regular, es una de las claves para mantener nuestro sistema limpio y controlado. Es más una cuestión de acostumbrarse y hacer de ello un hábito, lo cual se consigue solo con un poco de esfuerzo.
Hay otras maneras de almacenar tus ficheros si crees que tenerlos todos en tu ordenador puede consumir demasiado espacio de memoria. Como se ha dicho, muchos ordenadores salvarán automáticamente tus datos al disco duro, usualmente en la partición que conocemos como disco C. Este es el sitio más común para almacenar los archivos.
Sin embargo, si el ordenador tiene una avería, tus datos podrían perderse por lo que es importante hacer un backup de nuestros datos, sobre todo si son importantes o irremplazables. Cuando se decide donde más almacenar la información fuera del ordenador, hay una buena variedad de opciones. Almacenar los archivos de un ordenador en un disco, como un CD o un DVD, es un sistema sencillo para organizar los ficheros que no quieres tener en tu ordenador.
Los CDs vienen en dos formatos que son R (lectura) y RW (lectura y escritura). Con el primero solo se puede copiar los archivos una sola vez, y no se pueden reemplazar o editar los archivos desde el propio disco. De todos modos, la mayoría de la gente ya se decide por guardar sus datos directamente a los DVD. Almacenar los datos en estos discos es muy útil, sobre todo si estás trabajando ficheros grandes.
Para grabar los datos al disco, hará falta un grabador o “quemador” de DVDs que copiará los archivos al disco. La desventaja de este sistema es que los discos se pueden rayar o perder, aunque normalmente son resistentes. De todos modos, hoy en día ya hay otros sistemas para almacenar los datos que son preferidos por muchos.
Los dispositivos USB son otra de estas opciones. La gran mayoría de los ordenadores modernos ya vienen con varios puertos USB. Simplemente conectas el dispositivo USB y arrastras los archivos que quieres salvar sobre la nueva memoria encontrada. Muchos de estos dispositivos ya vienen en un formato de bolsillo, lo cual es muy útil para transportar pero también fácil de perder.
Por ello, también están los discos duros externos, lo cuales son de tamaño medio, y que también se pueden conectar al puerto USB de nuestro ordenador. Estos discos pueden guardar grandes cantidades de datos, pero no son más incómodos de transportar que las memorias de bolsillo.
Otra opción es guardar los datos en un servidor de red segura. Este tipo de redes proveen de una localización donde hay múltiples discos duros, cada uno haciendo un backup de los demás, por lo que pueden soportar posibles fallos. Esto mantiene todos los datos almacenados seguros y disponibles. Por supuesto, este sistema no es gratuito.
De todos modos, una vez que tengamos organizados nuestros archivos, la única cosa que debemos hacer es hacer algo de mantenimiento de vez en cuando. Tener nuestro ordenador organizado, aumentará nuestra productividad y permitirá que nuestro equipo funcione mejor.
