Se entiende por DBMS como los sistemas de gestión de bases de datos. Hay varias ventajas usando este sistema, que son estructuración de los datos, control de autorización, velocidad de proceso, desarrollo modular y la función de hacer backups. Realmente DBMS es un software de ordenador que gestiona la organización y acceso a la información en una base de datos. Permite que una gran cantidad de datos sean almacenados de la manera más eficiente posible. Estos datos son almacenados en listas de información independiente. Se pueden añadir trozos de datos en cualquier momento.
Las relaciones entre las partes de los datos que se van poniendo son definidas por DBMS, y pueden ser modificadas sin afectar a los datos. Para poner un ejemplo, una sencilla base de datos que trata sobre automóviles tiene tres tablas: el nombre del coche, el tamaño del motor y la capacidad de pasajeros. Se pueden crear reportes y peticiones para acceder a estas tablas y enlazarlas todas juntas en una manera lógica. En unos meses se puede añadir otra tabla hablando por ejemplo de la seguridad del coche.
Estas tablas pueden ser añadidas de forma independiente sin impactar los reportes que ya han sido creados. El sistema de gestión de la base de datos puede ser programado para que haga diferentes reportes o peticiones para acceder a datos específicos. Es muy común tener distintos niveles de acceso en uno de esto sistemas, y DBMS hace que sea muy fácil su manejo.
El acceso puede ser definido en el nivel de las tablas de datos. Si el usuario no tiene acceso a una tabla específica, no pueden hacer funcionar ninguna petición que usa datos de esa tabla. El control a este nivel es fácil de mantener, y se puede dar acceso de una forma bastante flexible. La velocidad de proceso y la respuesta de un sistema de ordenadores es mucho mejor con DBMS que con otros programas existentes. Algunas funciones como contar, sumar y calcular son hechas a un nivel DBMS. Las actualizaciones, reportes y almacenamiento de información son realizados a un nivel de sistema.
Cada sección del sistema puede volver a usar código de otra sección o módulo existente. Por ejemplo, los datos de inventario pueden ser almacenados y mantenidos en módulos totalmente separados de los datos de ventas. Sin embargo, las peticiones puede ser escritas para combinar información de estos dos módulos sin necesidad de cambiar la estructura de la base de datos. Esto asume que ambos módulos están en el mismo sistema de gestión de la base de datos.
El sistema DBMS provee de una arquitectura separada para los datos y la lógica de programación. Esta separación permite al gestor de la base de datos hacer un backup solo de los datos en un disco duro y la programación en otro. Si el hardware falla para alguno de los sistemas, es posible redireccionar el servidor del programa para utilizar los datos del backup y al revés.
