Cuando se planea poner en marcha una Intranet, una de las cosas más importantes es que alguien tiene que estar a cargo de ella. Dependiendo del tamaño de la organización, podría ser una sola persona o varias. Este grupo de administradores determinarán qué contenido hay que publicar en la Intranet y la tecnología que se usará en el proceso.
Una vez que el grupo de personas está establecido, tienen que sentarse y considerar muchas cosas importantes para conocer el tamaño, el coste y la funcionalidad de la red que van a poner en marcha. Algunas preguntas pueden ser ¿Quién usará la Intranet? ¿Cuántos empleados hay? ¿Cuántos departamentos necesitarán acceso?
También es necesario saber la meta que va a tener esta red corporativa. ¿Qué documentos tendrán que ser accesibles? ¿Qué bases de datos tendrán que ser usadas? También habrá que tener en cuenta las aplicaciones Web que se tendrán que instalar y ser accedidas desde los diferentes puntos de la red. Para ello se debe hacer un plan para estructurar todas las páginas principales y las subpáginas que estarán por debajo, como si fuera un sitio Web de Internet.
¿Podrá todo el mundo publicar contenido en las páginas Web de la Intranet? ¿Quién controlará las publicaciones e irá actualizando el contenido?
A un nivel técnico también hay que hacerse algunas preguntas antes de instalar nada. Son algunas cuestiones básicas para saber como estará formada la Intranet, lo cual más adelantes nos facilitará la forma de poner todo en marcha. Durante el proceso de planear los detalles técnicos hay que tener claro las siguientes cosas:
- ¿Quién estará a cargo del mantenimiento del servidor Web y las nuevas implementaciones?
- ¿La Intranet será administrada por personal de la compañía o de una empresa externa?
- ¿Qué medidas de seguridad se necesita para limitar el acceso a la red?
- ¿Qué ancho de banda se requiere para la red? Esta pregunta va directamente relacionada con las cosas que se van a compartir, como el audio, video, fotos, gráficos, etc.
- ¿Cómo serán probadas las nuevas aplicaciones antes de ser añadidas a la Intranet?
- ¿Qué sistema de gestión de contenido se usará para crear y publicar cosas?
- ¿Qué tipo de backup usará la compañía para que los datos estén seguros y no se pierdan en caso de un desastre?
Después de contestar todas estas preguntas, el equipo que va a poner en marcha la Intranet tiene que proponer un presupuesto para presentárselo a los gerentes de la compañía. En compañías grandes, se puede presentar a un departamento administrativo para que valoren si es viable instalar esta red en la compañía. Resumiendo un poco las cosas que se deben presentar, la lista propuesta debe incluir lo siguiente:
- Servidores Web (dependiendo del tamaño de la compañía se puede proponer uno o más)
- Personas que lo van a administrar (de la compañía o externos)
- Desarrollo y diseño Web
- Sistema de gestión de contenido (CMS)
- Hardware de seguridad y las aplicaciones que les acompañan
- Coste de mantenimiento (normalmente al año)
Una vez que el presupuesto ha sido aprobado, ya estarás preparado para empezar a montar la Intranet. En la siguiente y última parte del artículo veremos la parte técnica para hacer esta instalación de una forma segura y efectiva. Haz clic en el botón para ver el artículo:
