Una macro es una serie de toques de teclas en un teclado que son grabados por una aplicación para luego poderse usar siempre que se quiera. Estas teclas suelen representar comandos dentro de un programa que son combinados para reducir el trabajo necesario para realizar las funciones. Las macro son luego almacenadas dentro de la aplicación para que se puedan usar en cualquier momento.
Cuando se graba una macro dentro de una aplicación como puede ser por ejemplo el programa Word, estas teclas quedan vinculadas a una tecla en particular o un botón que se puede pulsar con el ratón.
Imagina que el usuario del programa de Word está buscando una manera de salvar un documento y luego salir de la aplicación. Esto se podía hacer con una macro para combinar la función de salvar y luego salir automáticamente. Normalmente podemos hacer esto en “Herramientas > Macro > Grabar nueva macro…” y nos aparecerá una ventana. En dicha ventana tenemos que darle un nombre a la macro que vayamos a crear (por ejemplo “Salvamento”). Nos da también la opción de elegir “Barras” o “Teclado” en dos recuadros.
Normalmente cuando se asigna un atajo de teclas en el teclado para una macro, se usa una combinación de las teclas Ctrl, Shift o Alt con la tecla que se quiere asignar. También se pueden presionar en cualquier combinación con una tecla. La idea es mantener las teclas de la macro los más sencillas posibles para su uso repetido siempre que se quiera. En el ejemplo, después de haberle dado el nombre y elegido el teclado o la barra de herramientas, podemos usar la combinación siguiente para lo que queremos: Ctrl + Alt + X.
Esta secuencia con la macro que hemos creado realizarán la acción que queremos. Esto es solo un ejemplo, ya que podemos crear cientos de macros similares, algunas más sencillas y otras más complejas. Hay muchas de estas combinaciones ya hechas que podemos buscar en la red y que nos puede ahorrar mucho trabajo. Desde la misma ventana que hemos utilizado para crear la macro, podemos elegir que se ejecute en el documento que tenemos abierto o que se aplique de una forma general a todos los documentos Word.
De todos modos, hemos dado el ejemplo en Word porque es el más sencillo de entender si no se está familiarizado con este sistema. Muchos otros programas pueden automatizar tareas de una manera parecida. Un ejemplo de programa donde se utilizan mucho macros es Excel. En esta aplicación pueden ser mucho más flexibles y también más complicadas de configurar, pero es una herramienta muy potente para hacer muchas cosas.
Una cosa que hay que tener en cuenta cuando se asignan combinaciones de teclas para que nos hagan ciertas tareas, es sobrescribir selecciones que ya están en uso. De todos modos, cuando se están seleccionando las teclas que se quieren usar para la macro, el programa suele avisar que esas teclas ya se están usando para otra cosa en la aplicación. Es buena idea de asegurarse primero si esa combinación de teclas ya está ocupada por otra tarea.
