La metadata es básicamente datos sobre otros datos. Se puede usar en cualquier tipo de medios para describir los contenidos de una información. La idea que hay detrás de ello es poder documentar cosas sobre un tipo específico de datos. Cuando un documento, imagen o cualquier tipo de datos es creado, se tienen que añadir ciertos parámetros como parte de todo el archivo.
Esto incluye cosas como son el nombre, tamaño o tipo de archivo. También puede representar la localización o a quién pertenece el archivo, junto a cualquier información que necesita ser mostrado sobre el contenido que tienen los datos.
Los metadatos son almacenados con un archivo a diferentes niveles. Básicamente se trata hasta que punto de detalle están los datos almacenados. La metadata puede ser formateada a un nivel bajo donde una línea de datos es almacenada. También puede ser compleja, con múltiples líneas almacenadas en una estructura controlada, como puede ser una base de datos. El uso de esto pueden ser libros, fotografías, archivos de audio y páginas Web. Los libros pueden añadir información como al autor, título, datos internos del libro y algún tipo de identificador.
En el caso de las fotografías se suele integrar la hora y fecha en que fueron tomadas. Las cámaras digitales suelen grabar datos sobre otros datos en un formato estándar que puede ser intercambiable con otras marcas. De la misma manera, los archivos de audio pueden incluir el nombre del trabajo, títulos de las canciones, género musical y mucha más información.
Sin embargo, donde se utiliza de una forma global es en los sitios Web, donde esta tecnología está más elaborada. El lenguaje HTML que se usa para hacer páginas Web puede incluir de todo, empezando por simples textos hasta fechas y palabras clave. Se suele llamar metalenguaje y se suelen incluir cabeceras y otras etiquetas con instrucciones de varios tipos. Los vínculos para crear enlaces llamados hipertextos, también están en la categoría de metadata.
El uso de este sistema aumenta la velocidad de las búsquedas y la localización de muchos recursos. En Internet, los datos sobre datos ayudan a las peticiones de búsqueda en los buscadores. Esto permite ahorrar tiempo cuando se busca información. El navegador descarga las meta etiquetas y lo hace parte del proceso de búsqueda. Suele ocurrir que la metadata es configura en un sistema jerárquico. Ciertos datos son usados como descripciones para especificar otros elementos.
Este sistema puede continuar para siempre a muchos niveles. Este formato es normalmente almacenado en una localización central conocida como registro, y ayuda a organizar todo de una manera lógico y estandarizada. Sin embargo, muchos de los archivos no necesitan una información tan extendida.