Cuando entras una empresa tradicional de las muchas que existen, probablemente no estés en la oficina central de la compañía. En lugar de eso, puede que estés en una ramificación o sede de la compañía. Gracias a la globalización y las nuevas tecnologías, cada vez más negocios están abriendo nuevas oficinas, o lo que es lo mismo, cada vez más trabajadores están trabajando en algún punto diferente de la oficina central. De hecho, más de un 65 por ciento de personas en grande compañías, están en una sede alejada del edificio central.
Esto ocurre cada vez más según los negocios van aumentando en el mundo entero. Aunque estas sedes se suelen llamar oficinas remotas en el mundo del networking, no deberían considerarse “remotas”. En lugar de eso, cada sede deberías operar como su estuviera dentro de la oficina central.
La comunicación con los empleados debería ocurrir de una manera transparente como si realmente estuvieran al lado, y la información deberías ser pasado de una forma fiable y precisa, sin importar que oficina sea y donde está. Por tanto, esto nos lleva a que todas las oficinas deben estar conectadas con la oficina central de una forma eficiente y sólida. Si no hay una buena interconexión entre la sede central y estas oficinas remotas, la información será deficiente y con muchos problemas técnicos.
Un ejemplo podría ser que cada oficina tuviera diferentes tipos de software y hardware, o si las herramientas no están bien actualizadas. Esto podría ocasionar problemas de alto coste al tener un mayor mantenimiento o pérdida de productividad, incompatibilidad en los sistemas de ordenadores y problemas de red.
Si la tecnología no está integrada de manera óptima, una compañía puede también tener problemas recuperándose de fallos en el sistema que pueden suponer una caída de la sede remota. Muchas de estas oficinas remotas no tienen su propio equipo técnico de soporte, el cual podría hacerse cargo de estos problemas.
Afortunadamente hay muchas herramientas para ayudar a la integración de estas oficinas remotas con una sede central, sin importar como de grande sean los negocios y las sedes que tenga.
Toda compañía tiene sus propias necesidades técnicas. Estas necesidades marcan una gran diferencia en exactamente lo que se necesita para integrar estas oficinas remotas. De todos modos, hay algunas pasos universales que cualquier negocio puede seguir durante el proceso: Evaluar las necesidades, buscar ayuda de expertos IT, actualizar y mejorar la tecnología basada en recomendaciones de expertos, y finalmente asegurar seguridad y un almacenamiento de datos centralizado.
Cuando se están evaluando las necesidades de la compañía, primero hay que preguntar a los empleados los problemas que han ido viendo. Esto ayudará a identificar los problemas específicos de esa sede remota. Una vez que tengas la idea general de mejora, es cuando hay que pedir la ayuda de una consulta técnica o IT que mostrarán los puntos fuertes y debilidades en el plan de integración.
Con toda esta información en mente, se puede empezar a actualizar y mejorar los sistemas, permitiendo que el negocio operar de forma más fluida. Actualizar y optimizar la red será uno de los puntos en el proceso. Se puede también considerar añadir nuevas tecnologías como voIP y sistemas de video conferencia para acercar aun más la oficina remota.
La voIP o voz sobre IP, permite realizar y recibir llamadas desde cualquier sitio dentro la compañía. Por ejemplo, un recepcionista en una sede remota puede recibir una llamada y transferirla a otra persona, incluso una persona que está en otra oficina o en casa. Esto se hace de forma transparente para todos, lo cual hace fluida la conversación. Lo mismo ocurre con la video conferencia, lo entrega una buena visibilidad entre sedes.
El último paso para integrar una oficina remota es asegurar todos los datos. Puede que uno de los mayores errores que una compañía puede hacer cuando despliega oficinas remotas, es permitir que los datos se propaguen sin control por todas las oficinas, en lugar de centralizarlo donde puede ser compartido, asegurado y almacenado mediante backups.
En el peor de los casos, los datos propagados sin control pueden suponer un problema para el negocio en caso de un fallo técnico grande. En lugar de mantener datos importantes almacenados en ordenadores y servidores en cada una de las oficinas, una solución más integrada es agrupar y almacenar los datos en un servidor central en un sitio determinado.
Los servidores no tienen que estar en el mismo edificio donde está la oficina principal puede estar en otras instalaciones. La parte importante es que el grupo técnico de soporte solo necesita asegurar, mantener y hacer los backups en una sola localización. Los empleados trabajando en el mismo edificio, pueden acceder a sus datos usando la propia LAN local o por medio de Wifi.
En oficinas remotas, los empleados pueden acceder a sus datos por medio de sistemas como Terminal Server, lo cual permite a los usuarios conectarse remotamente a otros sistemas como si estuvieran en el lugar. Otra importante herramienta es el uso de VPN, lo cual permite a los empleados acceder y recuperar datos desde fuera de la oficina mientras se mantiene la comunicación entre los ordenadores y el servidor central de modo seguro.