Ya hemos hablado en anteriores artículos sobre la computación en nube, que es un sistema de ordenadores que agrupa los recursos de varios servidores para completar tareas y almacenar datos. Este sistema ya está revolucionando el mundo de Internet y todavía hay muchas cosas nuevas que todavía están por salir. De forma tradicional, solo unas pocas personas podían acceder a la potencia de proceso de un súper ordenador.
Con la computación en nube, todo el mundo puede hacer uso de esta clase de potencia. Desde la aparición del ordenador personal, nos hemos acostumbrado a almacenar información tanto en el disco duro como en un elemento externo, como pueden ser DVDs, memorias de almacenamiento, etc.
También estamos condicionados a comprar nuevos equipos o actualizar los antiguos que tenemos cuando las aplicaciones que usamos requieren más potencia de la que el ordenador le puede dar. Con la computación en nube, la responsabilidad del almacenamiento y el procesado se deja a la propia red, no al ordenador personal de una sola persona. Aunque es una industria relativamente joven, muchas compañías ya están ofreciendo este tipo de servicio, y una de ellas es por supuesto Google.
Este gigante de la red ofrece un grupo aplicaciones basadas en Web que se llama Google Docs. Mientras que estas aplicaciones no son tan complejas o potentes que muchas de las aplicaciones que se instalan en un equipo, tienen otras muchas ventajas sobre el software tradicional.
La ventaja más clara es que las aplicaciones no están atadas a un ordenador específico. No hay necesidad de descargar e instalar un software en una máquina en particular. Cualquier ordenador conectado a Internet puede acceder a Google Docs. Al salvar cada usuario información en el sistema de nube, puede acceder el mismo archivo desde cualquier sitio. Los usuarios no tienen que preocuparse sobre si la versión del documento es la más actualizada – siempre será salvada en la nube de Google.
Otra ventaja es que varios usuarios pueden hacer ediciones del mismo archivo al mismo tiempo. Esto se llama colaboración online, y puede facilitar el trabajo en grupo cuando se está haciendo uso de la red. Google Docs guarda versiones anteriores de los documentos, por lo que no hay peligro de hacer un cambio que no se pueda dar marcha atrás.
Estas colaboraciones al hacer uso de los archivos pueden significar cambiar la manera en que pensamos sobre la gestión de los documentos. También puede significar que los grupos de trabajo pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, ¿Qué es Google Docs?
En su forma más básica, Google Docs es un compendio de aplicaciones de producción. Esto significa que es una colección de programas que hace más fácil producir el tipo de archivos y ficheros que se suelen usar en un entorno corporativo: documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. El procesador de texto de Google comenzó en una compañía diferente llamada Upstartle, pero fue adquirida por Google donde incluso le cambiaron el nombre al de Writely.
El programa permite a los usuarios crear y editar documentos online. Varios usuarios pueden acceder a un documento al mismo tiempo, haciendo que los equipos de trabajo vean facilitadas sus tareas.
Algo parecido pasó con la función de hoja de cálculo de Google, ya que este programa nación en el proyecto de otra compañía. Google hizo lo mismo que con el procesador de texto y compró la compañía y le dio los recursos necesarios para desarrollar su aplicación de hoja de cálculo. Esta aplicación permite a los usuarios crear gráficos, cuadrantes, tablas de datos y muchas cosas más.
El programa tiene muchas de las funciones básicas de las aplicaciones que ya conocemos en nuestros ordenadores, incluyendo fórmulas de cálculo, filtros, agrupación y ordenamiento, etc.
Una historia parecida pasa con la aplicación de presentación que tiene Google Docs. Google adquirió una compañía que se dedicaba al desarrollo de un software de presentación basado en Java. El software fue debidamente modificado para poder ser integrado en el resto de productos que tiene Google. El resultado es un interfaz parecido al que nos podemos encontrar en un sistema operativo de un ordenador. Hay diapositivas, opciones de temas de presentación, funciones básicas de soporte de video e imagen, etc.
Por supuesto, las aplicaciones que se pueden encontrar en el conjunto de Google Docs no son tan robustas y versátiles como los productos de software que se instalan en un ordenador. Sin embargo, Google actualiza las aplicaciones con frecuencia, añadiendo nuevas funciones.
Mientras que estos programas no alcanzan la potencia de otros paquetes de software, si cubren las necesidades básicas que son las que más se suelen usar. Por otra parte, mientras que Google Docs no hace todo lo que otras aplicaciones pueden hacer, si tiene varias funciones que la diferencian de otros productos.
Funciones y limitaciones de Google Docs
La única cosa de la que debemos preocuparnos es del navegador Web. Es compatible con los navegadores IE, Firefox y Safari y Google Chrome por el momento, aunque ya tienen que ser versiones modernas y no las más desfasadas. Hay también que tener habilitado JavaScript y los cookies para poder usar las aplicaciones. Para poder acceder a Google Docs primero hay que crear una cuenta con Google, lo cual es gratuito.
Se necesita una dirección de correo válida y aceptar los términos de servicio de Google. Si ya tienes una cuenta en Gmail, ya tienes una cuenta disponible y válida. Esta cuenta ya te da acceso a muchas aplicaciones de Google, además de Google Docs.
Con una cuenta, los usuarios pueden crear un nuevo documento, hoja de cálculo o presentación, o subir un archivo existente al sistema. Google Docs es compatible con los siguientes formatos: archivos HTML, archivos de la serie Office como Word, Excel, PowerPoint entre otros, archivos, .rtf, ficheros de texto .txt y muchos otros. Los usuarios también pueden crear documentos al enviarlos directamente a una única dirección basada en el nombre con el que se registraron cuando crearon la cuenta de Google.
Google asigna una larga cadena de números y letras a cada email para asegurar que cada una de ellas es única. Google Docs usa el asunto del correo electrónico con el nombre del documento y convierte el contenido en un documento. También se pueden añadir ficheros en el email, los cuales son transformados en un formato HTML y son salvados a la cuenta.
Te conviertes en el gestor de cualquier archivo que crees o importes a Google Docs. Los gestores pueden editar y borrar archivos y también invitar a colaboradores o simples espectadores. Los colaboradores pueden editar y exportar archivos. Los gestores pueden también elegir dar a los colaboradores la habilidad de invitar otros colaboradores dentro del proyecto. Los espectadores pueden visionar archivos y exportarlos, pero no están autorizados a editarlos.
Esta forma de organización que tiene Google Docs es simplemente un sistema de archivos y carpetas. Se pueden crear carpetas y subcarpetas para todos los archivos. Google ofrece varias maneras de ordenar los datos, incluido por orden alfabético o por las últimas actualizaciones.
El espacio que ofrece para hacer el almacenamiento es grande, pero no es ilimitado. Cada vez se ofrece más espacio según se va mejorando el sistema, por lo que es mejor ir directamente a Google Docs y ver lo que ofrece en la actualidad. La meta que tiene Google es organizar el mundo de la información. Con esto en mente, la compañía ha integrado algunas funciones de búsqueda y gestión en el sistema que ya son conocidos.
Varias personas pueden ver y editar un archivo de Google Docs al mismo tiempo. Mejor aun, no tienen que preocuparse de crear copias duplicadas del mismo archivo. Con este sistema, cualquiera que está trabajando en un proyecto modifica un documento general.
Según los usuarios hacen ediciones del documento, Google Docs hace un seguimiento de los cambios y etiqueta cada edición con el responsable de hacerlo. De esta manera, el gestor del documento puede ver los cambios y ver quién es el responsable de cada edición.
Google diseñó Google Docs para salvar de forma automática la información casi constantemente, guardando cada edición por un tiempo después de hacer cambios. Otros usuarios pueden ver las actualizaciones de forma instantánea. Mientras se trabaja con documentos o presentaciones, los usuarios pueden ver quién más está usando el archivo. Con las hojas de cálculo, los usuarios pueden hacer clic en una pestaña etiquetada como “conversar” (“discuss” en inglés), para chatear en tiempo real sobre el proyecto.
Existe la posibilidad de trabajar con documentos de Google Docs de forma offline, aunque esto no vale para las presentaciones y las hojas de cálculo. Esto se puede hacer con un software de edición de Google. Anteriormente esto significaba que los usuarios podían crear múltiples versiones del mismo archivo. Google solucionó el problema con la aplicación Google Gears, un programa que hacer que las aplicaciones Web sean más robustas.
Este software permite a los usuarios acceder al editor de Google offline. Una vez se reconecta el ordenador a Internet, Google Docs automáticamente sincroniza la copia offline del documento con la copia general almacenada en al cuenta de Google. Si otro usuario ha hecho ediciones a alguna de las secciones que has modificado, tus cambios no serán implementados.
En lugar de eso, aparece una alerta del problema y da la oportunidad de comparar los cambios con respecto a la copia editada por el otro usuario. Si todavía se quiere que se hagan los cambios en el archivo general, se puede copiar y pegar al documento.
Por supuesto, hay algunas preocupaciones del funcionamiento de Google Docs, y sobre todo tratan de la seguridad. Haz clic en el botón para verlo:
