Seguro que más de uno que está leyendo este artículo tiene una cuenta de correo gmail. Es algo gratuito y es de los mejores servicios de correo que existe. Mucha gente también tendrá una cuenta Google Workspace, lo que era antes G Suite. Lo que ocurre es que mucha gente no sabe muy bien la diferencia que hay entre una cuenta normal de gmail y tener una cuenta de Google Workspace.
¿Qué es Google Workspace? ¿Cuesta dinero tener este servicio? ¿Realmente vale la pena Google Workspace? Son muchas preguntas las que giran alrededor de este servicio, y esperamos contestar a todo en este artículo.
Indice de Contenidos
¿Qué es Google Workspace?
Lo primero es que hay que tener claro que gmail es solo una de las muchas herramientas que tiene Google. Por lo tanto, Google Workspace es un conjunto de herramientas que se encuentran online.
La idea que tenía Google es no tener que instalar nada en el ordenador o el dispositivo móvil que se suele utilizar. Todas las herramientas necesarias están en la nube, y se puede acceder desde cualquier parte. Están pensadas principalmente para administrar cualquier tipo de negocio, sea del tamaño que sea. Por esto ha tenido tanto éxito, ya que todas estas herramientas valen para empresas consolidadas o personas autónomas.
Este servicio en la nube no es gratuito, pero su precio es muy económico si lo comparamos con lo que se paga por estas herramientas por separado. Google Workspace cuesta alrededor de 6 euros al mes, y ofrece una gran cantidad de herramientas y apps. ¿Realmente merece la pena? Lo mejor es saber que herramientas hay disponibles para decidir.
¿Qué herramientas tiene Google Workspace?
Gmail
Como hemos dicho al principio, cualquier persona puede tener una cuenta de gmail gratis. Sin embargo, cuando se tiene una cuenta de Google Workspace se pueden hacer más cosas, como por ejemplo personalizar el nombre del correo. ¿Qué significa esto? Pues que en lugar de tener un correo que acabe con algo que diga “gmail”, podrás ponerle el nombre de tu empresa.
Cuando se tiene un negocio del tamaño que sea, es importante tener un correo profesional y personalizado. Por esto, el gmail que ofrece Workspace permite tener varios correos y tener espacio de sobra para gestionar nuestro negocio.
Documentos de Google y Hojas de Cálculo
Todos sabemos lo importante que es gestionar un negocio con documentos, y por eso se usan tanto las herramientas de Microsoft. La alternativa nos la ofrece Google, y cada vez más personas lo utilizan en lugar de pagar por otras herramientas más conocidas. No solo tenemos los documentos de Google y hojas de cálculo (Lo que sería Word y Excel), sin que también se pueden hacer presentación al estilo PowerPoint.
Google Drive
También hay un servicio para guardar los documentos y archivos que se necesiten. Mucha gente utiliza servicios como Dropbox, pero Google tiene su propia versión para almacenar este tipo de cosas.
Calendario de Google
Una de las cosas que se deben tener en un negocio, es una forma de apuntar las reuniones o eventos a corto/medio y largo plazo. En lugar de usar notas o formas de alertarnos, el calendario que hay en Google Workspace nos lo puede recordar todo. Al poder conectarse al móvil, nos puede asegurar que nunca se nos olvidará una reunión, cita o cualquier cosa que se tenga en la agenda.
No solo sirve para recordarnos cosas, sino que se puede apuntar mucha información para tenerlo claro de antemano. Es como tener un asistente personal online, el cual nos recordará lo que tenemos que hacer en los futuros meses.
Videoconferencias de Google
Cada vez hay más servicios de videoconferencias o eventos en directo, y Google no se iba a quedar atrás en este servicio. Google Workspace ofrece el poder hacer reuniones de empresa por Internet con una gran fluidez y seguridad. Tener los potentes servidores de Google para hacer estos directos, es una gran ventaja.
Hay muchas más herramientas, pero para los negocios estas herramientas suelen ser las que más se utilizan.
Disponibilidad y soporte online
Una de las grandes ventajas de Google Workspace es su disponibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar. Como se ha dicho, los servidores de Google son muy potentes y por eso no suelen fallar nunca. Esto ya es una buena garantía si se compara con otros servicios que existen para pequeños y medianos negocios. Funciona con cualquier sistema operativo y desde cualquier dispositivo, y eso se agradece.
Hay ocasiones donde no se tiene acceso a Internet, sobre todo si se está viajando. Google Workspace tiene una solución para esto, y es descargar una copia actualizada en el ordenador o teléfono inteligente. Una vez que se tenga acceso a Internet de nuevo, el dispositivo se sincroniza con la cuenta de Google con los archivos actualizados.
Google Workspace intentará siempre que trabajes con los archivos más actualizados. Por eso, se puede trabajar tanto online como offline, y actualizar los archivos modificados más tarde.
Un sistema de seguridad excepcional
Otra de las ventajas de Google Workspace es la seguridad que tiene, lo cual es importante al ser un servicio online. Es bien sabido que Google le da mucha importancia a la seguridad, y por ello se gasta millones en mantener su estructura segura. ¿Qué mejor manera de mantener seguro nuestro negocio que usando la estructura online de Google?
Hay varias medidas de seguridad, y una de las más interesantes es que nos avisa cuando alguien se conecta de un lugar diferente al habitual. La mayoría de las veces somos nosotros mismos, pero si algún “hacker” se conecta de un lugar remoto, nos llega un aviso al instante. Esto nos permite tomar medidas de inmediato si hay algo sospechoso.
Interface muy sencillo de utilizar
Una de las mejores cosas que tiene Google Workspace es la facilidad de uso que tiene. La mayoría de la gente quiere usar herramientas que sean fáciles de manejar. Ya es suficiente la dificultad que tiene poner en marcha un negocio, como para encima tener que manejar complicadas herramientas online. Google lo entiende y por eso las herramientas en Google Workspace se pueden aprender en menos de una semana.
Conclusión
Este artículo no ha querido profundizar en cada una de las herramientas o dar un curso sobre Google Workspace. Se trata de hacer entender a la gente en qué consiste este servicio que ofrece Google, y seguro que ya tienes una idea.
Muchas veces, comprar software resulta muy caro y requiere una gran inversión. Precisamente eso es lo que Google Workspace quiere evitar, y dar las mismas herramientas por un precio mucho menor y una calidad fuera de toda duda. De todos modos, lo mejor es que cada uno pruebe el servicio durante un tiempo. De esta manera podrá decidir si Google Workspace realmente merece la pena.